Në shumicën e pallateve shqiptare, "administratori" është një person që di gjithçka. Funksionon derisa nuk funksionon - kur nuk është i disponueshëm, kur largohet ose kur ndërtesa rritet në një madhësi ku një person i vetëm nuk mund t'i gjurmojë të gjitha. Aksesi i bazuar në role është zgjidhja strukturore për këtë problem.
Urbanis ndërtohet rreth katër roleve, secila me një fushë të ndryshme aksesi. Administratorët e platformës menaxhojnë sistemin në të gjitha ndërtesat - ata shohin gjithçka, konfigurojnë abonimet dhe menaxhojnë stafin. Menaxherët dhe operatorët e pronave punojnë brenda ndërtesave të caktuara - ata mund të menaxhojnë njësitë, banorët dhe tarifat, por vetëm për ndërtesat të cilat i kanë në administrim. Banorët shohin vetëm pallatin e njësinë e tyre: bilancin, historikun e pagesave dhe çdo njoftim drejtuar atyre.
Ndarja është e qëllimshme. Një operator i ri nuk ka nevojë - dhe nuk duhet - të ketë akses te përmbledhjet financiare në të gjithë portofolin. T'u japësh të gjithëve të njëjtën pamje administrative krijon konfuzion dhe rrezik: konfuzion sepse shumica e ndërfaqes nuk është e dobishme për shumicën e përdoruesve, dhe rrezik sepse të dhënat financiare ekspozohen pa nevojë.
Në praktikë, ndarja e roleve e bën edhe onboarding-in më të shpejtë. Kur bashkohet një anëtar i ri i stafit, ai caktohet në ndërtesat që menaxhon dhe i jepet roli i duhur. Ata shohin saktësisht çfarë u nevojitet për të bërë punën e tyre - jo më pak, jo më shumë. Kur shtohet një banor, ai merr akses në njësinë e tij menjëherë. Nuk kërkohet konfigurim.
